Apitu.org–Opini-Setiap organisasi yang dibentuk pastilah memiliki cita cita atau yang sering disebut dengan visi. Cita cita ini adalah capaian tertinggi atau tujuan daripada dibentuknya suatu organisasi. Demi mewujudkan cita cita tersebut, sebuah organisasi harus memiliki analisa atau gambaran secara utuh mengenai permasalahan permasalahan yang menghambat dalam mewujudkan cita citanya. Setelah mendapatkan gambaran yang komprehensif, maka program kerja akan ditentukan yang bisa kita sebut sebagai misi. Artinya, program kerja merupakan tindak lanjut dari visi atau cita cita. Dapat disimpulkan juga bahwa tidak akan pernah tercapai visi suatu organisasi, jika misi yang sudah ditentukan tidak dilaksanakan dengan baik.

Kita contohkan sebuah perusahaan yang akan memproduksi suatu barang elektronik misalnya. Visi dari perusahaan tersebut tentunya adalah agar barang yang mereka ciptakan laku dipasaran sehingga mendapatkan keuntungan. Memahami produk kompetitor dengan baik dan benar adalah langkah awal untuk bersaing. Sejauh mana kualitas barang yang diciptakan serta harga yang ditawarkan oleh pesaing di pasaran. Akan sulit bahkan mustahil jika produk yang kita ciptakan, secara kualitas lebih rendah, sedangkan harga lebih mahal dari produk pesaing kita yang harganya lebih murah dengan kualitas lebih baik. Setelah semuanya jelas, maka kita akan dapat mengukur saat memproduksi baik dari segi kualitas yang harus dicapai serta harga yang harus ditawarkan pada konsumen di pasaran. Jika ingin sukses, tentunya saja produk kita harus lebih baik dengan harga lebih rendah, atau minimalnya, kualitas sama dengan harga yang lebih rendah. Hal ini sudah dapat dipastikan bahwa visi perusahaan akan segera terwujud.
Mengingat Pentingnya program kerja dalam organisasi, maka jangan sekali kali program kerja yang dibuat tidak berdasarkan pada kondisi yang ada (sebuah program yang dapat menyelesaikan hambatan dalam mewujudkan cita cita organisasi). Hal itu akan membuat tujuan dari dibentuknya organisasi tidak akan terwujud, karena permasalahan yang ada tidak pernah diselesaikan. Yang lebih parahnya lagi jika program kerja yang dibuat hanya lah program kerja hasil copy paste dari organisasi sebelah tanpa ada dasar yang jelas. Bukan berarti jika terdapat kemiripan suatu program kerja antara organisasi satu dengan organisasi satunya lagi adalah sebuah kesalahan. Karena yang menjadi salah adalah ketika program kerja sudah diputuskan dan ditetapkan, para fungsionaris organisasinya tidak memiliki dalil atau dasar yang kuat dalam menjelaskan secara ilmiah program kerja tersebut.
Setidaknya ada empat poin yang harus dilakukan yaitu, perencanaan, pembagian kerja, pelaksanaan dan pengawasan atau evaluasi. Karena faktanya, tidak sedikit organisasi dengan program kerja yang baik, namun dalam pelaksanaanya tidak berjalan dengan maksimal. Banyak faktor yang dapat menyebabkan hal yang demikian itu, seperti ketidak pahaman anggota terhadap program kerja atau bahkan visi dari organisasinya. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) kemudian menjadi fokus utama. Bisa juga karena tidak disiplinnya organisasi tersebut, sehingga tidak dapat memaksimalkan momentum yang ada. Semisal organisasi yang fokus terhadap lingkungan, namun ketika terjadi problem yang berkaitan dengan lingkungan, organisasi tersebut tidak bertindak apa apa. Hal hal yang demikian itu tentu saja akan menyulitkan dalam mewujudkan visi dari organisasi tersebut.

Beberapa uraian di atas setidaknya dapat menggambarkan Pentingnya Program Kerja dalam Organisasi. Beberapa problem yang dituliskan merupakan hal yang hingga saat ini masih kerap terjadi di dalam organisasi. Meminimalisir hal hal tersebut seperti disiplin atau kesigapan organisasi dalam merespone berbagi problem yang berkaitan dengan program kerja, merupakan langkah yang baik dan dapat mempercepat terwujudnya cita cita organisasi.

TUJUAN RAPAT DALAM BERORGANISASI

Secara jelas dan tegas dikatakan bahwa rapat merupakan salah satu agenda penting dan tentunya harus dijalankan oleh sebuah organisasi. Rapat pula bisa menggambarkan berjalan atau tidaknya sistem dalam suatu organisasi sekaligus mencerminkan disiplin atau tidaknya para kader dalam organisasi tersebut. Untuk itu fungsi dan tujuan rapat dalam organisasi akan diulas lebih jauh dalam tulisan ini.

Fungsi Rapat

Rapat ( meeting) merupakan media atau alat untuk berkomunikasi dan bertatap muka secara langsung antara pimpinan hingga anggota untuk mendiskusikan atau pun memutuskan suatu hal yang menyangkut kepentingan organisasi dan sifatnya resmi seperti pembahasan program kerja, memberikan perkembangan atas masalah yang terjadi juga bisa karena pimpinan membutuhkan masukan dari stakeholder dalam organisasi.

Namun, mengenai hal hal yang penting, biasanya tidak semua menghadiri. Rapat model ini umumnya hanya dihadiri oleh pimpinan-pimpinan divisi atau bidang saja. Model rapat macam ini biasa disebut dengan rapat terbatas atau rapat tertutup. Sehingga dapat digambarkan bahwa fungsi rapat antara lain:
a. Forum Silaturahmi
b. Forum dengar pendapat
c. Forum evaluasi dan rekomendasi
d. Sebagai sarana untuk bernegosiasi
e. Forum untuk memutuskan suatu hal
f. Sebagai sarana untuk laporan pertanggungjawaban.

Tujuan Rapat

Berdasarkan uraian mengenai fungsi dari rapat di atas, kita juga sudah dapat menggambarkan apa tujuan dari sebuah rapat. Karena faktanya, banyak hal hal dalam organisasi yang tidak bisa diselesaikan hanya dengan melalui komunikasi via telephone ataupun surat menyurat (administratif). Terlebih jika hal penting atau suatu hal yang sifatnya sensitif. Sehingga lebih bertatap muka akan meminimalisir salah tafsir.

Apalagi saat organisasi sedang dalam upaya menyelesaikan masalah, sangat tidak efektif jika tidak dilakukan melalui rapat. Melibatkan anggota secara langsung juga akan lebih mudah untuk memberikan pendidikan atau pengetahuan jika kedepan kembali menghadapi masalah. Menyuntik semangat agar para anggota kembali bergairah juga bisa dilakukan dalam forum model ini. Sehingga dapat di tuliskan tujuan dari rapat adalah sebagai berikut:

a. Sebagai sarana yang efektif untuk memecahkan masalah
b. Sebagai sarana yang efektif untuk menyampaikan informasi
c. Sebagai sarana yang efektif untuk melibatkan anggota dalam kerja-kerja organisasi
d. Sebagai sarana yang efektif untuk berkoordinasi

Ulasan di atas mengenai fungsi dan tujuan rapat dalam organisasi sangat jelas memiliki posisi yang vital. Hal ini juga sekaligus menyimpulkan soal berjalan atau tidaknya roda organisasi karena, jika organisasi bergerak atau bekerja pasti akan selalu menemukan masalah. Sehingga tidak ada alasan bagi organisasi untuk tidak mengadakan rapat.

BIRO IT & PUBLIKASI
APITU DPD JAWA TIMUR

Ahmad Djessus