Kita contohkan sebuah perusahaan yang akan memproduksi suatu barang elektronik misalnya. Visi dari perusahaan tersebut tentunya adalah agar barang yang mereka ciptakan laku dipasaran sehingga mendapatkan keuntungan. Memahami produk kompetitor dengan baik dan benar adalah langkah awal untuk bersaing. Sejauh mana kualitas barang yang diciptakan serta harga yang ditawarkan oleh pesaing di pasaran. Akan sulit bahkan mustahil jika produk yang kita ciptakan, secara kualitas lebih rendah, sedangkan harga lebih mahal dari produk pesaing kita yang harganya lebih murah dengan kualitas lebih baik. Setelah semuanya jelas, maka kita akan dapat mengukur saat memproduksi baik dari segi kualitas yang harus dicapai serta harga yang harus ditawarkan pada konsumen di pasaran. Jika ingin sukses, tentunya saja produk kita harus lebih baik dengan harga lebih rendah, atau minimalnya, kualitas sama dengan harga yang lebih rendah. Hal ini sudah dapat dipastikan bahwa visi perusahaan akan segera terwujud.
Mengingat Pentingnya program kerja dalam organisasi, maka jangan sekali kali program kerja yang dibuat tidak berdasarkan pada kondisi yang ada (sebuah program yang dapat menyelesaikan hambatan dalam mewujudkan cita cita organisasi). Hal itu akan membuat tujuan dari dibentuknya organisasi tidak akan terwujud, karena permasalahan yang ada tidak pernah diselesaikan. Yang lebih parahnya lagi jika program kerja yang dibuat hanya lah program kerja hasil copy paste dari organisasi sebelah tanpa ada dasar yang jelas. Bukan berarti jika terdapat kemiripan suatu program kerja antara organisasi satu dengan organisasi satunya lagi adalah sebuah kesalahan. Karena yang menjadi salah adalah ketika program kerja sudah diputuskan dan ditetapkan, para fungsionaris organisasinya tidak memiliki dalil atau dasar yang kuat dalam menjelaskan secara ilmiah program kerja tersebut.
Setidaknya ada empat poin yang harus dilakukan yaitu, perencanaan, pembagian kerja, pelaksanaan dan pengawasan atau evaluasi. Karena faktanya, tidak sedikit organisasi dengan program kerja yang baik, namun dalam pelaksanaanya tidak berjalan dengan maksimal. Banyak faktor yang dapat menyebabkan hal yang demikian itu, seperti ketidak pahaman anggota terhadap program kerja atau bahkan visi dari organisasinya. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) kemudian menjadi fokus utama. Bisa juga karena tidak disiplinnya organisasi tersebut, sehingga tidak dapat memaksimalkan momentum yang ada. Semisal organisasi yang fokus terhadap lingkungan, namun ketika terjadi problem yang berkaitan dengan lingkungan, organisasi tersebut tidak bertindak apa apa. Hal hal yang demikian itu tentu saja akan menyulitkan dalam mewujudkan visi dari organisasi tersebut.

Beberapa uraian di atas setidaknya dapat menggambarkan Pentingnya Program Kerja dalam Organisasi. Beberapa problem yang dituliskan merupakan hal yang hingga saat ini masih kerap terjadi di dalam organisasi. Meminimalisir hal hal tersebut seperti disiplin atau kesigapan organisasi dalam merespone berbagi problem yang berkaitan dengan program kerja, merupakan langkah yang baik dan dapat mempercepat terwujudnya cita cita organisasi.

TUJUAN RAPAT DALAM BERORGANISASI

Secara jelas dan tegas dikatakan bahwa rapat merupakan salah satu agenda penting dan tentunya harus dijalankan oleh sebuah organisasi. Rapat pula bisa menggambarkan berjalan atau tidaknya sistem dalam suatu organisasi sekaligus mencerminkan disiplin atau tidaknya para kader dalam organisasi tersebut. Untuk itu fungsi dan tujuan rapat dalam organisasi akan diulas lebih jauh dalam tulisan ini.

Fungsi Rapat

Rapat ( meeting) merupakan media atau alat untuk berkomunikasi dan bertatap muka secara langsung antara pimpinan hingga anggota untuk mendiskusikan atau pun memutuskan suatu hal yang menyangkut kepentingan organisasi dan sifatnya resmi seperti pembahasan program kerja, memberikan perkembangan atas masalah yang terjadi juga bisa karena pimpinan membutuhkan masukan dari stakeholder dalam organisasi.

Namun, mengenai hal hal yang penting, biasanya tidak semua menghadiri. Rapat model ini umumnya hanya dihadiri oleh pimpinan-pimpinan divisi atau bidang saja. Model rapat macam ini biasa disebut dengan rapat terbatas atau rapat tertutup. Sehingga dapat digambarkan bahwa fungsi rapat antara lain:
a. Forum Silaturahmi
b. Forum dengar pendapat
c. Forum evaluasi dan rekomendasi
d. Sebagai sarana untuk bernegosiasi
e. Forum untuk memutuskan suatu hal
f. Sebagai sarana untuk laporan pertanggungjawaban.

Tujuan Rapat

Berdasarkan uraian mengenai fungsi dari rapat di atas, kita juga sudah dapat menggambarkan apa tujuan dari sebuah rapat. Karena faktanya, banyak hal hal dalam organisasi yang tidak bisa diselesaikan hanya dengan melalui komunikasi via telephone ataupun surat menyurat (administratif). Terlebih jika hal penting atau suatu hal yang sifatnya sensitif. Sehingga lebih bertatap muka akan meminimalisir salah tafsir.

Apalagi saat organisasi sedang dalam upaya menyelesaikan masalah, sangat tidak efektif jika tidak dilakukan melalui rapat. Melibatkan anggota secara langsung juga akan lebih mudah untuk memberikan pendidikan atau pengetahuan jika kedepan kembali menghadapi masalah. Menyuntik semangat agar para anggota kembali bergairah juga bisa dilakukan dalam forum model ini. Sehingga dapat di tuliskan tujuan dari rapat adalah sebagai berikut:

a. Sebagai sarana yang efektif untuk memecahkan masalah
b. Sebagai sarana yang efektif untuk menyampaikan informasi
c. Sebagai sarana yang efektif untuk melibatkan anggota dalam kerja-kerja organisasi
d. Sebagai sarana yang efektif untuk berkoordinasi

Ulasan di atas mengenai fungsi dan tujuan rapat dalam organisasi sangat jelas memiliki posisi yang vital. Hal ini juga sekaligus menyimpulkan soal berjalan atau tidaknya roda organisasi karena, jika organisasi bergerak atau bekerja pasti akan selalu menemukan masalah. Sehingga tidak ada alasan bagi organisasi untuk tidak mengadakan rapat.

BIRO IT & PUBLIKASI
APITU DPD JAWA TIMUR

Ahmad Djessus

Artikel Mengapa berorganisasi dan apa tujuannya ? pertama kali tampil pada APITU Indonesia.

Dalam keadaan seperti ini, para principle/brands mencari peluang baru. Mereka bisa memanfaatkan kekuatan dari komunitas, organisasi atau asosiasi yang ada, kenapa ?

Mengurangi Biaya
Beberapa brand terbesar di dunia, menggunakan kekuatan yang didapat dari anggota komunitas/Asosiasi. Mereka lebih fokus untuk mencari tahu apa saja yang menjadi kebutuhan dan keinginan dari komunitas/Asosiasi pendukung usahanya, sehingga tidak perlu terlalu ‘repot’ untuk mencari informasi dari pasar dan melakukan riset besar-besaran. Bahkan, mereka tidak perlu terlalu gencar beriklan.

Meningkatkan Loyalitas
Di sini, principle/brands bisa menciptakan sebuah wadah bagi anggota komunitas/asosiasi, dan ‘merawat’ mereka sebaik mungkin. Misalnya, mendengar apa yang menjadi saran dan keinginan komunitas/asosiasi. Dengan mendengarkan, mereka akan merasa dihargai dan dimengerti. Tentunya, hal ini mampu meningkatkan ikatan antara brand/principle dengan anggota komunitas/asosiasi. Hal lain yang bisa dilakukan adalah dengan mensponsori kegiatan yang digarap oleh komunitas/asosiasi tersebut.

Menciptakaan Inovasi
Selain itu, dengan menyediakan wadah seperti ini, sebaliknya, principle/brands akan bisa menerima begitu banyak masukan dari anggota komunitas/asosiasi tersebut.

Perlu kita ingat pula, dengan membina hubungan baik antara principke/brand dengan mitra Asosiasi/organisasi khususnya Apitu DPD Jatim, dan tentu saja dengan terus memberikan pelayanan yang baik, Apitu Dpd jatim akan berkembang. Semakin banyak anggota, artinya kesempatan Brand/Principle mendapatkan pelanggan dan hal lain seperti ide-ide cemerlang, pun turut meningkat,begitu juga anggota Apitu Dpd Jatim akan mendapatkan lebih banyak manfaat seperti Seminar,training clas dan mendapatkan alat peraga sebagai sarana pengembangan.

Maka dari itu Apitu DPD Jatim bersama salah satu Brands/principle ternama produk Ac di indonesia yakni Daikin Indonesia mengadakan pertemuan untuk membahas program2 yang sudah terjalin dan berjalan dan program untuk 2019 serta memperkenalkan jajaran kepengurusan bari apitu dpd jawa timur.

Dari pihak Daikin diwakil Novi Martanto Manager Field Service Dept. beserta jajaran stafnya dan Apitu dipimpin langsung Ketua Apitu DPD jatim Iskandar beserta staff pengurusnya.

Materi yang dibahas adalah terkait program yang sudah berjalan dan program jangka panjang guna kesejahteraan dan peningkatan skill anggota (Dpc),yakni :

1. Pengenalan Pengurus Baru APITU DPD JATIM
2. Pengenalan jumlah Dpc yg ada di jatim
   termasuk terbentuknya 2 Dpc baru yakni jombang dan madura
3. Pelatihan yg berkesinambungan trutama Daikin VRV
4. Kerjasama Laboratorium teknik APITU JATIM – DAIKIN.
5. Menjadikan APITU – DAIKIN sebagai lembaga pengembangan berbasis sertifikasi kompetensi untuk peningkatan skill teknisi.
6. Proposal Expo HVACR 2019
7. RAKERDA APITU JATIM

Dari program tersebut ternyata searah dengan program dari pihak Daikin.
Semoga apa yang diharapkan bisa menjadi kesejahteraan anggota dan peningkatan skill serta semakin berkompetennya anggota apitu yang bisa bersaing di era keterbukaan ini.

Biro IT & Publikasi Apitu Dpd Jawa Timur
Ahmad Djessus

Artikel Manfaat kekuatan Mitra Asosiasi/Organisasi untuk mengembangkan bisnis Principle/Brands pertama kali tampil pada APITU Indonesia.

• dapat meningkatkan diri baik kognitif, keterampilan , dan afektifnya.
• dapat menambah ilmu, baik ilmu-ilmu materi pokok maupun ilmu-ilmu materi penunjang.
• dapat memperoleh pengalaman dalam praktek lapangan
• dapat saling bertukar pendapat dan pengalaman dalam diskusi kelompok, berpikir secara terbuka dan cerdas untuk menyampaikan ide-idenya

1. Bermakna, praktek terbaik.
2. Hasil pembelajaran,
3. Fleksibel.
4. Mengakui pengalaman belajar sebelumnya.
5. Tidak didasarkan atas waktu.
6. Penilaian yang disesuaikan
7. Monitoring dan evaluasi.
8. Konsistensi.
9. Akreditasi pembelajaran.

Dipublikasikan oleh Biro Informasi Teknologi dan Publikasi Apitu Indonesia
Ahmad djessus/APITU DPD JATIM

Artikel Keuntungan atau Manfaat Pelatihan Berbasis Kompetensi pertama kali tampil pada APITU Indonesia.